為加強商會印章的保管、使用及管理,維護商會利益,根據(jù)《社會團體登記管理條例》和《惠州市惠來商會章程》等有關(guān)規(guī)定,結(jié)合商會實際情況,制定本制度。
第一條 印章的保管
(一)商會辦公室受商會理事會委托負責商會印章的保管。商會印章根據(jù)使用性質(zhì)采取分別保管的辦法,商會公章由辦公室主任負責保管,辦公室主任不在位時,委托他人暫管;商會財務(wù)章、法人章由商會財務(wù)負責保管。
(二)印章必須妥善保管,不得轉(zhuǎn)借他人。如有遺失,必須及時向有關(guān)部門申報,以盡量減少不必要的損失。
(三)印章保管人離職時,應(yīng)辦理印章移交手續(xù)。
第二條 印章使用范圍
(一)以商會名義制發(fā)的各類公文;
(二)以商會名義上報的各種公文、報表、材料等;
(三)以商會名義與相關(guān)部門簽訂的寫作、合作協(xié)議、合同等;
(四)為商會會員(會員單位)出具的證明;
(五)其他需要加蓋商會印章的。
第三條 印章的使用審批
(一)以商會名義制發(fā)的各類公文經(jīng)會長辦公會(商會理事會、商會會員大會)通過,商會秘書長、會長批準后,印章保管人方可用印。
(二)以商會名義上報的各種公文、報表、材料需加蓋印章的,需商會秘書長、會長批準后,印章保管人方可用印。
(三)以商會名義與相關(guān)部門簽訂的寫作、合作協(xié)議、合同等,必須由商會負責人簽署后方可用印。
(四)為商會會員(會員單位)出具的證明,應(yīng)由需求人(單位)提出申請,經(jīng)商會秘書長、會長批準(必要時,須經(jīng)商會會長辦公會研究同意),印章保管人方可用??;不能使用于任何承擔法律責任及經(jīng)濟連帶責任的證明。
(五)財務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財務(wù)印章無須經(jīng)上述程序。
第四條 印章使用管理
(一)用印時,印章保管人對所蓋印章的文書內(nèi)容必須認真審閱,確保內(nèi)容真實有效。不得在空白的信箋、表格及其他紙張上蓋章。
(二)建立登記備案制度。印章使用情況應(yīng)在用印專用登記簿上登記,年終歸檔,長期保存,以備查考。登記內(nèi)容包括用印時間、用印內(nèi)容、用印份數(shù)、申請使用單位及聯(lián)系人、聯(lián)系電話、使用審批人、經(jīng)辦人等。
(三)印章原則上不許帶出商會辦公室,確因工作需要將印章帶出使用的,應(yīng)說明事項,經(jīng)批準后由兩人以上共同攜帶使用。
第五條 責任追究
對違反印章使用管理規(guī)定的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要依法嚴肅處理。因用印不當造成不良影響或經(jīng)濟損失的,追究相關(guān)責任人的責任;構(gòu)成違法犯罪的,依法追究責任人的法律責任。
第六條 機構(gòu)變動
如因機構(gòu)變動停止使用時,應(yīng)當將原印繳回制發(fā)機關(guān)封存或銷毀。
第七條 本制度經(jīng)理事會審議通過后生效,由理事會解釋。